Sparer penger og frigjør arbeidstid med videomøter

Anders Weinholdt den 28. november 2016

BC_SfB_200x133.png

Oppgradering av videokonferanseutstyret kan effektivisere samhandling og gi solide forretningsmessige gevinster.

 

 

Når virksomheten vokser organisk eller gjennom oppkjøp og fusjoner, øker også behovet for intern kommunikasjon. Det kan vise seg krevende å hente ut synergieffektene dersom ansatte sitter på ulike lokasjoner, og kompetanse og kunnskap sitter spredt.

Slike interne siloer bremser utviklingen av felles bedriftskultur, og det kan redusere den ønskede effekten av å vokse. 

Forsterket kommunikasjon gjennom videomøter

Som leder sitter du på nøkkelen til å få på plass samhandlingen som må til for å utnytte ressursene på tvers: Kommunikasjon gjennom videokonferanseløsninger kan vise seg å ha god effekt.

La oss ta et eksempel fra en norsk transportvirksomhet. Den har vokst gjennom en rekke fusjoner og oppkjøp og har i dag lokasjoner på et titalls steder over det meste av landet. Deler av bedriften har benyttet videokonferanse de siste årene, så ledelsen merket snart at en standardisert løsning for alle kontorene var et savn.

Samtlige kontorer fikk installert videokonferanseutstyr fra samme produsent og leverandør, og eksisterende løsninger ble oppgradert. På kort tid har det endret hvordan hele organisasjonen jobber, og video har blitt et av selskapets viktigste arbeidsverktøy.

  • Forretningsmessige temaer som KPI og status på prosjekter diskuteres på tvers av landet, med mye mindre reisevirksomhet enn før.
  • Medarbeidersamtalene foregår fremdeles ansikt til ansikt, men det er mange hundre kilometer mellom partene.
  • Video er en fullstendig integrert del av arbeidsdagen og binder de ulike kontorene sømløst sammen

Transportselskapet registrerer mellom 10 og 20 aktive videosystemer på de mest hektiske dagene. Minst tre systemer er i bruk hver dag, og tidvis er linjen i bruk hele dagen. Ifølge daglig leder er videokonferanseutstyret nå totalt integrert i arbeidsdagen og sørger for å binde de mange lokasjonene sammen, sømløst.

Videomøter gir konkrete gevinster:

  • Mindre reising
  • Reduserte reisekostnader
  • Frigjort arbeidstid
  • Flere deltakere og dermed bredere kompetanse på møtene
  • Bedre informasjonsflyt og økt kompetanseheving i organisasjonen

Den kanskje viktigste strategien i dette prosjektet var å benytte én leverandør. Denne virket som en samarbeidspartner i hele anskaffelsesløpet med valg av løsning og faglig støtte underveis.

Det gir deg som IT-leder kontroll med prosessen og tilgang til den ekstra kompetansen du måtte ha behov for i arbeidet med å implementere løsningen. Og slik kan du være trygg på å forsyne virksomheten med de ønskede gevinstene.

 

Tags: Samhandling

Gratis e-guide: 5 fordeler med videokonferanse