Samhandling: Slik får du effekt av videokonferanse

Anders Weinholdt den 14. november 2016

Videokonferanse bidrar til bedre samhandling i en distribuert organisasjon

Videokonferanse gir effektiv kontakt med både kolleger og kunder, men det krever god planlegging. 

Bedre kapasitet på både fast- og mobilnett har gjort det mulig å snakke sammen ansikt-til-ansikt i prinsippet uansett hvor partene befinner seg. Men hvilket behov er det for å ha kolleger og forretningsforbindelser innen rekkevidde? Hvorfor skal du investere i slik kommunikasjon?Hvis kollegene sitter samlet, og du har tilgang til folk og informasjon rett over gangen, er det grunn til å stille spørsmålet. Men ressursene er gjerne spredt på mange ulike lokasjoner. Det gir behov for samarbeid over store avstander, både mellom intern ekspertise og med virksomhetens kunder. Da er det nødvendig med løsninger som gjør det mulig å møtes ansikt til ansikt på en enkel måte.

Her er en gratis guide om temaet.

Rive siloene

Nå kan vi for alvor snakke om å rive siloene internt i virksomheten. Gjennom flere år kan foretaket ha vokst seg stort og etablert seg på flere lokasjoner. En slik distribuert organisasjon kan svekke kommunikasjonen på tvers av både geografiske og faglige skillelinjer.

Her kommer videokonferanse inn som en realt verktøy for skape den kontakten på tvers som virksomheten trenger. Når kollegene kun er noen tastetrykk unna, legger det til rette for hyppig og effektiv kommunikasjon. 

Høyere kvalitet - lavere pris

De klassiske argumentene for videokonferanser dukker gjerne opp i handlingsplaner for digitaliseringen av næringsliv og offentlig sektor: Reisekostnadene går ned, og miljøet drar nytte av reduserte klimagassutslipp. Dette er fremdeles gyldige argumenter. I tillegg går prisen på videokonferanseutstyr bare én vei: Nedover. Dermed kreves det lavere investeringer for stadig større gevinster.

Kvaliteten blir stadig bedre, med høyoppløselige bilder. Markedsførerne kaller det gjerne «video presence» for å understreke at videomøter er nesten som å være til stede i samme rom. Dermed går også samspillet mellom møtedeltakerne som om de skulle sittet ved samme bord. Til og med bedre, vil noen hevde: Når man er samlet til avtalt tid foran kamera, har dialogen en tendens til å bli mer effektiv og saksrettet.

Videomøte med kundene

Video kan også benyttes eksternt. Oljesektoren har lang og god erfaring med at eksperter på land bistår oljeplattformer i Nordsjøen over video. Det samme prinsippet kan benyttes i banksektoren: En ekspert på finansiering betjener kunder ved alle de lokale kontorene ved hjelp av videomøter.

Og innen telemedisin kan en spesialist konsultere pasienter på linje hos pasientens fastlege.

Med andre ord er det bare fantasien som setter grenser for hvordan du kan utnytte videoløsninger til å effektivisere kontakten med både kunder og mellom kolleger.

Bygg strategi

Videokonferanseutstyr blir stadig enklere å ta i bruk, men helt plug-and-play er det ikke. Derfor bør en samhandlingsstrategi være på plass, så du får utstyr i tråd med behovene.

  • Hvis en medarbeider med jevne mellomrom deltar fra hytte-kontoret, hvordan skal hun kobles inn?
  • Fungerer det med eksterne løsninger inn i vårt system?

Slike detaljer bør kartlegges og planlegges for.

Og det er sentralt at møtene over nettet er stabile og brukervennlige, samtidig som uvedkommende ikke kan tappe informasjon fra denne kommunikasjonen. Så gjelder det at medarbeiderne får et eierskap til løsningen og tar den i bruk - og dermed utnytter de digitale prosessene dette legger til rette for.

Tags: Samhandling

Gratis e-guide: 5 fordeler med videokonferanse